Come si presenta un bilancio

Ieri mattina sulla bacheca mi è apparso Come si legge il bilancio del Pd, un post per rendere più facile e comprensibile la lettura del bilancio del partito (qui il doc originale). Vedendo tutti quei numeri in mezzo al testo ho pesato “non sarebbe meglio fare una presentazione?” e da li lo spunto per ripassare alcuni principi sul design.

Ieri quindi in treno ho deciso di dedicare un’ora alla messa in presentazione dei dati presenti sul sito. Prima di iniziare a vedere una possibile soluzione ho deciso di inserire tre slide con quello che assolutamente non si deve fare. Per illustrare chiaramente gli errori è bastato pensare ad alcune presentazioni viste in questi anni (in alcuni casi esasperandole un po’).

Cosa non si deve fare:

• Layout confuso: oggetti non allineati e sparsi per lo schermo sono quanto di più fastidioso ci sia e danno un’idea di scarsa attenzione verso chi ci ascolta.
• Liste di oggetti: una presentazione non è fatta per essere letta, ma per essere presentata. Gli slidument non sono efficaci per comunicare con il pubblico.
• Usare colori a caso: niente è casuale nella comunicazione, ogni elemento comunica qualcosa. Usare accoppiate di colori in maniera ingenua ostacola la lettura e uccide gli occhi (e l’interesse) delle persone che ascoltano.
• Font poco leggibili: è dimostrato come un font poco leggibile (come un handwriting) incida sul contenuto stesso facendolo apparire più complesso e difficile di quanto non sia. Usare inoltre un carattere a corpo 12 si traduce nella cecità degli spettatori
• Grafici illeggibili: in una sala gremita difficilmente tutte le persone riusciranno a leggere con chiarezza i numeri scritti. I grafici in 3d ricchi di elementi non vengono capiti da nessuno; in molti casi anche le griglie non sono particolarmente utili per leggere i dati. Usare gli stessi colori per grafici che si riferiscono a elementi diversi genera confusione perché le persone prestano più attenzione ai colori che alle scritte.
• Immagini messe a caso: se decidiamo di usare un’immagine all’interno della presentazione non può essere disposta a caso e deve essere di supporto alla presentazione stessa.
• Immagini senza attribuzione: prendere un’immagine in creative commons e inserirla in presentazione senza mettere la fonte è sbagliato e dimostra una scarso rispetto verso gli altri e soprattutto verso le regole (in questo caso la foto che ho usato è mia).

Cosa si deve fare:

• Pensa a chi ti ascolta e al luogo dove parlerai: una presentazione è fatta per essere proiettata su un grande schermo, probabilmente davanti a molte persone con una soglia d’attenzione molto bassa (e forse anche poco interessante rispetto a quello che hai da dire). Caratteri grandi, informazioni semplici e chiare, ordine e pulizia nella struttura della narrazione, nei contenuti e nella forma aumentano le probabilità di successo: essere ascoltati e compresi.
• Slide vs Document: una presentazione ha un format preciso e deve  seguire alcune linee guida per risultare efficace. Se ci sono molti dati e alcune informazioni fondamentali devono essere ricordate dalle persone in ascolto è meglio preparare una versione stampabile della presentazione dove è possibile aumentare la componente testuale e diminuire invece quella grafica. Non bisogna mai incrociare i formati (come i flussi) il risultato è la confusione.
• Allineare titoli, testi, immagini: sapere a priori come saranno disposti alcuni elementi della pagina permette di concentrarsi sulle cose importanti: diamo attenzione alle cose che cambiano e tendiamo ad ignorare gli elementi costanti (pensiamo ai profumi: dopo un po’ non li sentiamo più perché la nostra componente istintiva ha deciso che non rappresentano un pericolo/novità e può dedicarsi ad altro). Allineare quindi le immagini di contorno (così come i titoli ed i testi) permette di gestire meglio l’attenzione delle persone.
• Colori coerenti: se il logo/brand ha dei colori istituzionali è sempre opportuno usare quelli in modo da armonizzare la presentazione (soprattutto se il logo appare su ogni pagina). Ci sono alcuni colori che associamo a sensazioni particolari (alcuni variano notevolmente a seconda della cultura) ma possiamo usare questo elemento per comunicare in maniera istintiva senza ricorrere alle parole. Se si utilizza un’immagine all’interno di una slide una soluzione interessante è creare una palette di colori per il testo usando come punto di partenza i colori principali dell’immagine.
• Grafici curati: un grafico serve a illustrare in maniera chiara ed immediata una serie di dati (lo stesso dicasi delle infografiche). Gli grafici che trattano gli stessi argomenti possono avere colori simili e usare la stessa gradazione per indicare l’intensità, grafici diversi devono avere colori diversi per rendere evidente questa eterogeneità. A seconda dei dati esiste un grafico opportuno: istogrammi, linee di tendenza e torte sono diversi, non posso usarli in maniera equivalente. Tutto quello che in un grafico non viene letto a colpo d’occhio deve essere eliminato.
• Less is more: la domanda fondamentale è “quello che ho messo nella slide, aggiunge qualcosa, è significativo, o è solo rumore che rende difficile la comprensione?” Se è rumore deve essere eliminato: bisogna concentrarsi sull’unico elemento importante della singola slide ed eliminare tutto quello che può distrarre.

Nelle note delle slide qui sotto, nelle note, trovate alcune righe sulle scelte che ho preso nel fare nel fare questa presentazione

Infine alcuni elementi importanti in ordine sparso da tenere a mente quando si ha a che fare con delle persone

• tutto ha un senso: questo viene deciso dal ricevente, non dal mittente
• le persone hanno modelli mentali pregressi e creano categorie per tutto
• i contrasti aiutano a rendere più rapida la comprensione
• il 9% degli uomini è daltonico (nelle donne siamo sull’1,5%): attenzione ai colori che usate
• rosso e blu disturbano gli occhi (cromosteropsia): non usateli in associazione
• l’aspetto è fondamentale per la fiducia: una presentazione curata è più credibile
• siamo animali narrativi: le storie sono più convincenti dei dati e vengono elaborate meglio
• l’attenzione è selettiva
• pericolo, cibo, sesso attirano subito la nostra attenzione
• seguiamo lo sguardo dei modelli presenti nelle immagini
• il multitasking non esiste
• la dopamina induce dipendenza dalla ricerca di informazioni: la confusione e l’imprevedibilità distraggono
• le persone apprezzano le sorprese e il movimento del corpo e dei muscoli influisce sulle emozioni
• le sei espressioni di base sono universali, il significato dei colori è locale
• il nostro cervello è fatto per riconoscere pattern specifici
• le persone vogliono più dati di quanti siano in grado di capire: non cedete in tentazione
• niente è a prova di errore
• “tu” convince molto di più di “voi”

Featured image: Photo by Elif Ayiter/Alpha Auer/…./ – http://flic.kr/p/8HTiba