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Perché è pericoloso lavorare su più progetti

Ogni tanto ripropongo una tabella che mette in relazione il numero di progetti seguiti contemporaneamente e l’inefficienza: l’elemento più evidente è che al crescere dei progetti cresce l’inefficienza, ma questa è solo il punto di partenza.

Partiamo dalla tabella

Tabella con il rapporto tra progetti gestiti simultaneamente e l'inefficienza dovuta alla perdita di passaggio da un contesto all'altro

Questa tabella è abbastanza famosa perché è citato in uno dei testi classici “Fare il doppio in metà tempo” di Jeff Sutherland (link affiliato Amazon 1). La prime reazioni a questa tabella sono mediamente lo sconforto e soprattutto la negazione “ah, ma io sono bravissimə a gestire più cose contemporaneamente”. Bene, facciamo un piccolo esperimento: bastano carta, penna e un telefono (mi spiace, niente colla vinilica a questo giro).

Su due righe dovrete scrivere in stampatello il vostro nome e cognome

NOME

COGNOME

Scrivete prima tutto il nome e poi tutto il cognome e cronometrate quanto ci mettete: io ho impiegato 12 secondi.

Bene, adesso scriviamo sempre nome e cognome su due righe MA alterniamo una lettera del nostro nome a una del nostro cognome

Il risultato è “praticamente” quello di prima

NOME

COGNOME

Anche qui provate a cronometrare quanto ci mettete: io ho impiegato 16 secondi.

Per fare la stessa identica cosa (scrivere 17 lettere su un foglio di carta) nel secondo caso ho usato 4 secondi in più. Non ho “aggiunto più valore”, non ho “fatto più cose”: il semplice fatto di dover passare da una cosa all’altra (il famigerato multitasking) mi ha rubato 4 secondi che non potrò dedicare ad altro.

Ci sono migliaia di varianti su questo esperimento 2, ma ampliamolo ai nostri progetti dove invece di fare azioni relativamente semplici come scrivere il nostro nome e cognome dobbiamo scrivere libri, analizzare campagne, implementare modifiche cosa succede? Un grande classico “non capisco: ho lavorato un sacco, sono stanco e oggi non ho concluso nulla”.

Perché è rischioso gestire tanti progetti contemporaneamente?

Immaginiamo per un secondo la rappresentazione teorica dei nostri progetti: in generale abbiamo un momento d’inizio (Start – A) e un momento di chiusura (Finish – B)

Rappresentazione teorica di un progetto che deve andare dallo stato A allo stato B

Cosa succede normalmente? Che abbiamo tante cose da fare e ci sono quindi tutti i nostri progetti (rappresentati da dei magnifici pacchetti azzurri) che aspettano di essere presi in carico

Il primo approccio è quello di iniziare a lavorare su tutti perché “il cliente lo vuole subito”, “mi ha chiamato l’account e dobbiamo andare avanti” e tutte quelle belle frasi che si sentono spesso sui progetti. Per cui iniziamo a lavorare contemporaneamente su tutti i progetti

lavoro contemporaneo su vari progetti in parallelo

Bene, cosa succederà a questo punto? Molto banalmente che inizieremo a suddividere le nostre giornate passando da una urgenza all’altra cercando di fare tutto e, banalmente, accumulando solo ritardi e sprechi.

Perché parlare di rischio? Se sei un freelance credo sia evidente: avere tanti progetti aperti e nessuno finito significa rischio finanziario perché non puoi emettere fattura se le attività non sono concluse. Un’attività aperta e non conclusa è uno spreco.

Dovremmo iniziare a smettere di dire “è pronto all’80%”. O è finito o non lo è.

Il costo mentale di passare da una cosa all’altra è estremamente elevato: ormai c’è una significativa bibliografia in merito e non ci sono più dubbi. Pensate ad esempio al fastidio quando state lavorando, siete concentrati e un collega (o un figlio se siete in “smart working”) vi interrompe: per riprendere il filo dei pensieri ci metterete cinque, dieci minuti (a volte anche di più).

Sempre in “Fare il doppio in metà tempo” c’è un interessante aneddoto sulla correzione di bug: se corretto in giornata richiedeva un’ora, se corretto dopo tre settimane, lo stesso bug, richiedeva 24 ore. Molto banalmente perché bisogna ricordarsi e ricostruire tutto e, più passa il tempo, più è difficile.

Passare da un task/attività/progetto all’altro ha un costo molto elevato. Interrompersi e riprendere le attività (dopo aver lavorato su altro) significa iniziare con le domande tipo: cosa stavo facendo? cosa volevo dire qui? la premessa qual era? perché stavo pensando di aumentare il budget sulla campagna 5?

Da qui l’idea tanto banale quanto geniale degli Approcci Agili e soprattutto Lean

bilanciato

Non lavorare su tutto, ma capire cosa siamo in grado di gestire in maniera ottimale e diventare molto molto veloci nel chiudere i progetti. Il nostro obiettivo non è farci vedere impegnati (il famigerato “Facite ammuina), ma cercare di lavorare in maniera equilibrata riducendo i rischi.

Da qui una frase importantissima: Stop Starting & Start Finishing (Smettila di aprire roba e inizia a chiudere le attività)

E se ho più progetti e non sono tutti azzurri? Io lavoro tanto con Agenzie e Reparti Marketing e anche in questo caso, non cambia molto, banalmente abbiamo questa situazione

esempio di backlog multiprogetto

Immaginiamolo nella gestione delle attività di uno specialista di Social ADV che gestisce sei campagne per cinque clienti diversi. Questa persona dovrà svolgere una serie di attività come analisi performance, controllo budget, reportistica.

Se applichiamo l’approccio “apri tutto” analizzerò le performance di tutte e sei le campagne, poi analizzerò le performance e infine farò la reportistica. Se invece utilizzo un approccio più orientato alla filosofia Agile e Lean: prendo la campagna rossa, analizzo le performance, controllo il budget, faccio il report. Poi passo alla verde, stesso ciclo, poi le azzurre e poi le gialle.

Fare in questo modo mi consente di chiudere più rapidamente e di non dover, ad esempio, in fase di report dover tornare a guardare le campagne perché mi sono dimenticato gli elementi che volevo sottolineare al cliente.

Pensiamolo anche con le slide (uno tra i grandi insegnamenti ricevuti nel 2009 in Hagakure da Cimny): invece di saltare da una slide all’altra, indice, poi qualche bozza etc. fermati e finisci ogni slide prima di passare alla successiva. Fai giusto tutto al primo colpo 3.

Si tratta semplicemente di ripensare al modo in cui lavoriamo e gestiamo i nostri progetti: cerchiamo di condensare i progetti diversi e chiuderli prima di passare ad altro in modo da ridurre i costi di passaggio.

Per cui è possibile lavorare su più progetti (anche da remoto), gestendoli meglio.

(se poi ti appassiona il tema facciamo dei corsi bellissimi sul Project Management in Digital Update: con questo link c’è anche un 10% di sconto per i nuovi iscritti)

Note:

  1. I link affiliati sono dei link specifici che portano verso un determinato negozio e che riconoscono alla persona che ha condiviso il link una commissione: sto facendo alcuni esperimenti con il programma Affiliate di Amazon e il loro programma Influencer
  2. Quello classico: provate a scrivere su tre righe i numeri da 1 a 10, da I a X, e le lettere da A a L: anche qui provate a scrivere prima tutte le serie (da 1 a 10, da I a X, da A a L) e cronometrate; provate poi a scrivere un elemento per volta (1, I, A – 2, II, B – 3 III, C – 4, IV, D… ) e cronometrate.

    Un’alternativa interessante è provare a usare due penne di colore diverso per scrivere il Nome e il Cognome e tre per le serie di numeri

  3. il concetto del “build quality in”: la qualità non si aggiunge alla fine, ma deve essere una caratteristica del sistema/prodotto e non abbozzare tutto. Su questo tema (che potremmo chiamare Lean Presentation Design io e Chiara avremmo molto da raccontare per quanto fatto per il freelance day.
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